چگونه مديران می‌توانند از دیدگاه و موضوع‌هایی که کسی شهامت گفتن آن‌ها را ندارد، آگاه شوند؟

چگونه مدیران می‌توانند از دیدگاه و موضوع‌هایی که کسی شهامت گفتن آن‌ها را ندارد، آگاه شوند؟

بسیاری از مدیران از دیدگاه و نگاه کارمندان خود آگاه نیستند.
پرسش و پاسخ آنلاینی با این موضوع که «آیا کارکنان با مدیران خود آن اندازه راحت هستند که بازخوردهای حساس و مهم، به ویژه هنگامی که این بازخوردها درباره‌ی رفتار خود مدیران است، را در میان بگزارند؟» از سوی VitalSmart انجام شده است. در این پرسش و پاسخ ۱۳۳۵ نفر شرکت کردند که از این تعداد، ۸۰٪ بر این باور بودند که رییس آن‌ها دارای یک ضعف مشخص در کار یا رفتار خود است که همه از آن آگاهی داشته و پشت پرده حرف می‌زنند اما کسی مستقیم در این باره با رییس صحبتی نمی‌کند.
از آنجایی که چنین فضایی در محیط کار بسیار آسیب‌زا بوده و پیآمدهای بسیار بدی بر کار دارد، باید بتوان هنگامی که مدیری به دلیل مشخصی رفتار یا روش انجام کار بدی دارد این موضوع را با وی در میان گزاشت.
در دنباله به بررسی راه‌هایی می‌پردازیم که کارمندان به کمک آن بتوانند به گونه‌ای کارا و سودمند این دست موضوع‌ها را با مدیر خود در میان گزاشته و چگونه مدیران می‌توانند کارکنان خود را تشویق به داشتن همچین رویکردی کنند.

 

از سوی کارمندان:

صحبت خود را نه با ایراد گرفتن بلکه با گفتن نتیجه‌‌های بد رفتار یا کارکرد مدیر خود آغاز کنید.
با این رویکرد به مدیران خود کمک کنید در کنار آگاهی از این که در اصل مشکل کار در کجاست، از پیآمدهای پیش آمده‌ی آن نیز آگاهی یابند. هنگامی که مدیران از چرایی بازخورد بد یا ناخواسته‌ی کار خود در آغاز آگاهی یابند، احتمال این‌که پیگیر دنباله‌ی گفتگو و سخن شما باشند بسیار بیشتر است. برای درک بهتر چنین رویکردی به این نمونه توجه کنید: همونجوری که خبر دارین ما ضرب‌العجل – deadline – ۳ تا از مشتری‌ها را در شش ماه گذشته رد کردیم، البته این مشکل در آینده قابل حل و همچنین پیشگیری هست، در صورتی که تعامل با شما در این زمینه به شکل دیگه‌ای انجام بشه، می‌تونم درباره‌ی نگاه و فکر خودم بیشتر برای شما توضیح بدم و بازش کنم؟

به جای دوری کردن و دور زدن مشکل، برای آن راه‌ حل پیشنهاد دهید
این که رییس شما به دلیل صحبت با شما خواهان و پایند دگرگون کردن رفتار خود بوده و در آن راستا رفتار کند بسیار دلچسب خواهد بود، اما نباید همیشه از به‌دست آمدن چنین نتیجه‌ای مطمن بود. حتا اگر مدیر شما به صحبت‌های شما به خوبی گوش داده و به نگاه و باور شما اهمیت هم بدهد، ممکن است به دلیل آن که رفتار مورد بحث قرار گرفته را برای مدت فراوانی از زندگی خود انجام داده و چنین رفتاری در وی نهادینه شده، چندان علاقه‌ای برای کنار گزاردن یا دگرگون کردن آن، دست‌کم در کوتاه مدت، نداشته باشد. به همین دلیل باید در جستجوی راه حلی بود که پیآمدهای بد چنین رفتاری از مدیر را کاهش داد و از بین برد. برای نمونه: من هر ۸ موردی که در انتظار تصمیم شماست را آزمایش کردم که ۴تای اون‌ها جزو موردهایی هستند که همه‌ی گروه ازشون پشتیبانی و برای حل موضوع پیشنهاد می‌کنن. با کمک این‌ روش‌ها ما مقدار فراوانی از دیرکرد خودمون ر پوشش می‌دیم و همچنین زمان چشمگیری از کار برنامه‌ی کاری شما هم آزاد می‌شه اگر انجام این کارها ر به گروه بسپارید. همچنین ما نتیجه‌ ر گام به گام به شما خبر می‌دیم تا در صورتی که با هر بخشش موافق نبودید، روند انجام کار ر متوقف کنید، اما اگر تا ۲۴ پاسخی از شما دریافت نکردیم کار خودمون ر دنبال می‌کنیم و به مرحله‌ی بعدی می‌ریم. آیا شما با این فرآیند موافق هستین؟

قضاوت کردن را کنار بگذارید
به دنبال راهی برای جایگزین کردن قضاوت با همدلی و همکاری و گفتگو با مدیرتان در خود باشید. برای این‌که اگر خشم همه‌ی وجود شما را، هر بار که با مدیر خود می‌خواهید کار کنید، فرا گرفته باشد، این ناامیدی و بی‌انگیزگی شما از کار کردن با وی از چشم او پنهان نخواهد ماند. زیرا همواره گفتگو و ارتباط بین ۲ شخص تنها هنگامی سودمند خواهد بود که هر ۲ نفر از صحبت کردن با هم احساس امنیت کنند و این امنیت را هیچ رفتار و برخوردی مانند مسخره کردن نمی‌تواند از بین ببرد. برای همین، از نقاط ضعف خود و همچنین از توانایی‌ و برتری‌های مدیر خود آگاه باشید. با خودتان روراست باشید تا به درستی بررسی کنید که آیا شما خودتان هم بخشی از مشکل و کاستی پیش آمده هستید یا نه. با خودتان پیش از صحبت کردن فکر کنید آیا اصلن داشتن همچین گفتگویی با مدیرتان به بهبود شرایط می‌انجامد یا خیر؟
بررسی‌ها نشان می‌دهد هر اندازه صحبت درباب موضوع‌های گفته شده با مدیرتان را عقب بیاندازید، میزان خشم و ناامیدی در شما افزایش پیدا می‌کند.

 

از سوی مدیران:

چگونه کارمندان خود را تشویق به درمیان گزارندن بازخوردهایشان با خودمان کنیم؟
اصلی‌ترین کار برای انجام این موضوع این است که کارکنان از گفتن بازخورد و دیدگاه‌های خود احساس امنیت بکنند و برآوردن چنین موضوعی نیاز به داشتن برخوردی فروتنانه‌ از سوی مدیر است.
یک راه بسیار ساده برای انجام این کار هم‌رسانی همین نوشته با آن‌ها است؛ همچنین افزودن نوشته‌ای مانند «من از دانستن دیدگاه دیگران از بابت این‌که چگونه می‌توانم مدیر بهتری باشم و کارهای خودم را بهتر انجام دهم، استقبال می‌کنم و خوشحال می‌شم تا بازخوردهای خودتان را با من درمیان بگزارید».
در دنباله و برای کامل کردن فرآیندی که آغاز کردید، ۳ کاری که در پایین آمده را انجام دهید:

الف) نرمال و عادی برخورد کنید
گفتگو درباره‌ی بازخورد بین مدیر و کارکنان را به بخشی از روند همیشگی جلسه‌های خود تبدیل کنید. اگر پایبند بهتر شدن فضای کسب و کار و مدیریت خود هستید، چند دقیقه‌ای را به توضیح کارهایی که به تازگی انجام داده‌اید اختصاص داده و از اعضای گروه خود بخواهید تا به این کارکرد شما از ۱ تا ۱۰ امتیاز دهند. شاید در آغاز کمی این موضوع برای کارمندان شما دشوار و سخت باشد اما با تکرار و انجام همیشگی آن این موضوع هم برای شما و هم برای آن‌ها بیشتر جا می‌افتد.

ب) برای انجام این موضوع از بودن بک مربی یا راهنما بهره ببرید
از کسی که به درستی و حرفه‌ای بودن ارزیابی وی – یک مربی یا راهنمای واقعی – اعتماد و آگاهی دارید بخواهید تا شما را راهنمایی کرده و بازخوردهای خود را درباره‌ی کارکرد و تصمیم‌های شما در اختیارتان بگزارد. حتمن از بابت دسترسی اعضای گروه خود به این بازخوردها مطمن شوید تا آن‌ها هم به پایبندی شما برای بهبود کار پی ببرند.

پ) خودتان موضوع دریافت بازخورد از اعضای گروه را داغ کرده و پیش بکشید
یکی از بهترین راه‌ها برای افزایش سنت دریافت بازخورد از سوی اعضای گروه، چه در جلسه‌های تکی و چه در جلسه‌های گروهی، پیش کشیدن این موضوع از سوی خود مدیر است. به اعضای گروه خود نشان دهید که نیازی به ترسیدن از بیان دیدگاهشان با شما نیست. برای نمونه می‌توانید با گفتن پاره‌ای مانند:
با این کارها شما در جایگاه مدیر به اعضای گروه خود نشان می‌دهید که نیازی نیست آن‌ها از بازگو کردن دیدگاه خود نگران باشند و به آسانی و بدون نگرانی می‌توانند دیدگاه خودشان را درباره‌ی کار با شما در میان بگزارند.

این کلیشه قدیمی بی‌توجهی به دیدگاه کارمندان اشتباه است و ناکارآمد. ناامیدی و دغدغه‌‌های پنهان شده‌ی کارکنان از مدیرشان بر روی بهره‌وری، کارایی و نتیجه‌ی کار کردن‌های این افراد تاثیر فراوان داشته و آن‌ها را کاهش می‌دهد. پژوهش‌ها بیانگر این موضوع هستند که پیآمدهای بدِ صحبت نکردن کارمندان، در خشم، بی‌انگیزگی، بی‌علاقگی یا شیوه‌های دیگر نمود پیدا می‌کند و راه از بین بردن این پیآمدها در صحبت کردن مستقیم بین کارمندان و مدیرشان است.
مدیران از انجام یا گرفتن تصمیم اشتباه مستثنا نیستند و به همین ترتیب نباید از شنیدن بازخورد و دیدگاه دیگران درباره‌ی کارشان مستثنا باشند.

 

برگرفته از: مقاله‌های بازرگانی دانشگاه هاروارد

به یاد داشته باشید میزان دریافت دیدگاه و بازخورد از اعضای گروه و همچنین شیوه‌ی دریافت این بازخوردها بسیار بسته به فرهنگ سازمانی، گونه و محیط کار، سطح تحصیلات اعضای گروه و آشنایی و تخصص آن‌ها با موضوع کاری که انجام می‌دهند داشته و روش انجام آن‌ها همیشه یکسان نبوده و در برخی از بسترهای کاری هم قابل پیاده کردن نیست.

دیدگاهتان را بنویسید

Plugin "Contact Form 7" not installed or activated